Đề bắt đầu một dự án Six Sigma hay một dự án giải quyết vấn đề thì mô tả vấn đề, hay khẳng định vấn đề là một đề tài mà ai cũng nghĩ là dễ. Nhưng để làm đúng thì không dễ một chút nào. Vậy làm sao để mô tả vấn đề (Problem Statement) cho chính xác, mời các bạn cùng tham khảo bài sau. Trước khi đi quá xa, nếu bạn vẫn chưa hiểu gì về Six Sigma thì mời tham khảo các bài dưới đây:

Tổng quan của bước Define để thấy được vị trí của Problem Statement trong DMAIC.

Bạn đang xem: Problem statement là gì

Mô tả vấn đề là gì?

Mô tả vấn đề thường là một đoạn ngắn, nhưng cần cụ thể và chi tiết về vấn đề mình muốn nói đến. Nó phải mô tả một cách rõ ràng và giả thích vấn đề ở đây là gì? Nó xảy ra như thế nào? Ảnh hưởng như thế nào đến tổ chức, ảnh hưởng như thế nào đến khách hàng. Phải quy ra chi tiết, bao nhiêu tiền, bao nhiều phần trăm.

Một mô tả vấn đề tố cần phải có những yếu tố nào?

Phải ngắn gọn: Thường là nó phải gói gọn trong hai đến ba câu là được.Tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên nghành: Bạn phải giải thích nó theo dạng ngôn từ mà ai cũng hiểu được.Vấn đề phải đo được: Bạn phải đưa ra và mô tả vấn đề dưới dạng con số, ví dụ 20%, 5000$.Phải tính được, liên kết được với số tiền nếu làm vấn đề này. Nhiều bạn nghĩ nó là khó khi làm các dự án liên quan đến tăng tốc độ lựa hàng…nhưng mọi thứ đều có thể quy ra tiền hết. Đặt biệt là sử dụng công cụ tính chi phí chất lượng.Xác định được phạm vi của dự án: Khi phạm vi được xác định thì dự án sẽ rõ hướng hơn, tránh lãng phí nguồn lực.

Công cụ để kiểm tra mô tả vấn đề

Có nhiều công cụ, nhưng thông dụng nhất vẫn là công cụ SMART:

Specific: Vấn đề của bạn có cụ thể hay không, có dễ hiểu hay không?

Measurable: Vấn đề có đo lường được hay không?

Achievable: Có thể đạt được hay không?

Relevant: Có liên quan đến khách hàng, mục tiêu của tổ chức hay không?

Time Bound: Giới hạn thời gian cụ thể khi nào thì hoàn thành.

Xem thêm: Anydesk Là Gì ? Những Tính Năng Của Anydesk Được Ứng Dụng Hiệu Quả

Một vài ví dụ về “Mô tả vấn đề”

Trong năm 2016, 20% khách hàng nước ngoài trả tiền trễ hơn so với thỏa thuận trong hợp đồng. Làm tăng dư nợ 357K$. Chiếm 5% tổng vốn.Từ tháng 10/2016 đến 03/2017, 5% sản phẩm A, của dây chuyền sản xuất 1, bị lỗi tại khu vực kiểm tra thành phẩm. Cần phải làm lại mà chi phí làm lại là 25k$, chi phí hủy hàng trong quá trình làm lại(rework) là 20k$ mỗi tháng.

Xem qua hai mô tả vấn đề trên, chúng ta có thể nhận thấy là:

Cả hai đều cung cấp ngày và dữ liệu để chúng ta có thể lấy đường so sánh chuẩn cho vấn đề.Phạm vi của vấn đề được mô tả rõ ràng “ Sản phẩm A, chuyền 1”Cả hai đều mô tả vấn đề này ảnh hưởng lên tổ chức về mặt chi phí là bao nhiêu tiền.Và quan trọng là nó không nói gì tới chuyện giải pháp hay nguyên nhân gì hết.

Qua đó ta thấy rằng mô tả vấn đề cho một dự án cải tiến, hay một phần giải tuyết vấn đền trong tổ chức, nge thì đơn giản mà nó không đơn giản một chút nào. Một mô tả vẩn đề tốt sẽ giúp nhóm dự án dỡ mất thời gian, và do đó tập trung vào những gì là quan trọng. Ngoài mô tả vấn đề còn nhiều công cụ khác mà chúng ta cần phải làm ở giai đoạn này. Mời các bạn theo dõi tiếp tại đây.

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *