Là một vào số những tính năng hỗ trợ người sử dụng rất nhiều, tuy vậy mail merge lại không thật phổ biến.

Bạn đang xem: Mail merge là gì

Vậy mail merge là gì và giải pháp sử dụng mail merge trong những vấn đề của công việc hiện ni như thế nào?


Mail merge là gì?

Mailing merge là một tính năng chuyên sử dụng để soạn thảo một gmail dựa bên trên giao diện của nền tảng Microsoft word hoặc excel. Tính năng này có thể chấp nhận được người dùng bao gồm thể tạo ra nhiều bản sao của tin nhắn để gửi đến những địa chỉ khác biệt.

*
Mail merge là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người cần sử dụng sở hữu một mẫu thư nhất định. Cùng với đó là một số thông tin khác nhau cơ bản như: tên, giới tính, nội dung yêu cầu của thư. Tính năng mail merge sẽ giúp bạn gồm thể tự động gửi nội dung gmail một giải pháp nkhô giòn gọn nhất.

Mail merge vào word là gì?

Chức năng mail merge trong Microsoft word là một chứng năng giúp người dùng bao gồm thể tiết kiệm được thời gian lúc xử lý một mẫu văn bản đơn giản như: hợp đồng lao động, thư mời, thông báo… vào word. Chỉ cần người sử dụng gồm mẫu template word sẵn từ trước, chức năng này sẽ giúp bạn hoàn thành mọi việc một bí quyết dễ dàng chỉ vào thời gian rất ngắn.

Mail merge trong excel là gì?

Tính năng này trong excel được hiểu là phương pháp tự động nhập một dữ liệu từ bảng tính phía bên ngoài vào một văn bản thông thường. Từ đó người dùng bao gồm thể tạo ra được nhiều nội dung với những tính năng cá thể hóa cao cơ mà ko phải tốn quá nhiều thời gian đến việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng ở trong MS word nhiều hơn. Và nếu như bạn muốn sử dụng chương trình này vào excel phải cần chăm chú những điều sau:

Trong dải ô tính phải chứa dữ liệu cần nhập. Trong dải ô tính bất kỳ phải gồm nội dung văn bản. Công thức để truy tìm xuất dữ liệu tại ô tính chào bán nháp hiện tại cần dựa bên trên hàm indirect. Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc mail merge

Để bao gồm thể bắt đầu giải pháp cần sử dụng mail merge, bọn họ cần phải nắm rõ về cấu trúc của tính năng này ra làm sao. Cấu trục để tạo mail merge trong word cùng excel sẽ gồm những đọc tin sau:

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, tùy vào nội dung và nguồn dữ liệu cơ mà cũng cần phải tất cả những tùy chỉnh nhằm thể hiện đúng nội dung sau thời điểm đã tạo ra mặt hàng loại các thư điện tử không giống nhau từ tính năng. Những báo cáo tùy chỉnh này thường là:

Họ tên, địa chỉ người nhận email Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge

Trong những bức thư gồm dùng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình diễn theo một danh sawcsh cố định cơ mà người sử dụng đã tạo sẵn. Các list dữ liệu này có thể là:

Bản tổng hợp danh bạ người gửi Bản tính trong excel Một bảng tính được lập vào word Các văn bản tất cả cấu trúc phân loại dữ liệu rõ ràng…

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung mà bạn thấy trong các tin nhắn có sử dụng mailing merge về cơ bản cũng giống như những tin nhắn bình thường không giống với các báo cáo cơ bản như:

Họ thương hiệu, địa chỉ người gửi mail Họ tên, địa chỉ người nhận mail Nội dung thiết yếu của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có cùng chỉ thể hiện các nội dung nạm đổi Lúc người cần sử dụng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi mới.

lúc bạn đã kết hợp để đủ các nội dung cơ bản thuộc với nguồn dữ liệu thì word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra những loạt thư mẫu một giải pháp hoàn chỉnh. Tuy nhiên nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa đến từ người sử dụng.

Xem thêm: Thuế Thu Nhập Cá Nhân ( Pit Là Gì ? Những Ý Nghĩa Của Pit Thuế Pit Là Gì

Cách sử dụng mail merge cơ bản trong word

Việc sử dụng mail merge hiện cũng rất đơn giản. Thậm chí kể cả việc bạn không tồn tại kiến thức về công nghệ cũng hoàn toàn tất cả thể làm cho được. Tùy từng chương trình, bạn cần tuân theo những bước sau để tất cả bí quyết tạo mail merge cho chính mình.

Bước 1: Mở một bản file word với nội dung đã có sẵn. Hiện giờ, bạn lựa chọn theo đường dẫn sau: Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard
*
Cách sử dụng mail merge cơ bản Bước 2: Cliông xã chuột vào ô “Use the current document“. Sau đó chọn nút “Next select recipients
*
Cliông chồng chuột vào ô use the current document Bước 3: Tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel. Sau đó click chọn “Open” để mở theo như hình.
*
Tìm ô chứa file dữ liệu dưới dạng excel Bước 4: Lúc bấy giờ, giao diện màn hình hiển thị sẽ mở hộp thoại mail merge recipients, bạn clichồng chọn mục “OK“.
*
Hộp thoại mail merge recipients Bước 5: Sau Khi hoàn thiện những công đoạn bên trên, bạn di chuyển bé trỏ chuột tới vị trí cần ckém như ví dụ.
*
Di chuyển con chuột tới vị trí cần ckém Bước 6: Sau lúc đã điền đầy đủ những đọc tin nội dung cần thiết. Sản phẩm cuối thuộc sẽ được như trong hình.
*
Kiểm tra sản phẩm cuối thuộc Bước 7: Cliông xã chọn “Next: previews your letter” để kết thúc quy trình.

Cách chỉnh sửa tính năng mail merge vào bảng excel

Để gồm thể chỉnh sửa được nội dung của những thư mail merge tại bản tính excel. Bạn cần phải sử dụng hàm text để bao gồm thể tất cả được sự điều chỉnh những công cụ của excel. Đối với hàm text, người cần sử dụng gồm thể dễ dàng thay đổi những công bố dữ liệu khác nhau như ngày sịnh, họ tên sang trọng một định dạng khác theo đúng như nguyện vọng của người sử dụng. Tuy nhiên, một điều hơi phức tạp của những thức này đó là bạn cần phải biết các code định dạng văn bản mặc dù những đoạn code này tương đối giống với các dang mã được dùng ở chế độ custom number.

Hiện nay, bạn đề nghị đưa định dạng các ô tính chứa những công thức theo một kiểm định dạng không giống nhau để khiến đến hệ thống hiểu rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Do đó, nếu bạn có tùy chỉnh mail merger thì những báo cáo cũng sẽ không bị biến dạng với bức thư điện tử sẽ giữ ngulặng được chất lượng của nó. Cùng với đó, các tùy chọn về phông chữ, kích thước, màu sắc cũng sẽ không bị vắt đổi.

Trên đây là một số phân chia sẻ của xemlienminh360.netxemlienminh360.net về tính năng mail merge là gì? Cùng với đó là phương pháp thức sử dụng mail merge cơ bản cho người sử dụng. Hy vọng qua bài xích viết, bạn sẽ biết được biện pháp thức sử dụng mail merge để gửi thư một biện pháp gấp rút nhất phục vụ cho những công việc không giống nhau của bản thân cũng như của doanh nghiệp.

► Tất tần tật về kỹ năng văn phòng, bí quyết giúp bạn xử lý những tình huống nơi công sở

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *